Īsā atbilde
Automatizācija atmaksājas mazāk nekā trīs mēnešos, ja stundas, ko tā ietaupa katru mēnesi, reizinātas ar stundas izmaksām, ir vērtas vismaz trešdaļu no tās izstrādes izmaksām. Ar Latvijas vidējām darba devēja izmaksām aptuveni 16,29 € stundā automatizācijai par 1 800 € šim nolūkam mēnesī jāietaupa aptuveni 37 darba stundas.
Uzņēmumos ar 10 līdz 100 darbiniekiem šo robežu visbiežāk sasniedz piecas automatizācijas: piegādātāju rēķinu apstrāde, pasūtījumu sinhronizācija, pieteikumu sadale, krājumu brīdinājumi un iknedēļas atskaite. Tālāk ir aprakstīts, ko katra dara, cik tā parasti maksā un pie kāda apjoma tā atmaksājas ceturkšņa laikā. Ja nezināt, ar kuru procesu sākt, vispirms izlasiet Ko mazam uzņēmumam automatizēt vispirms?.
Noteikums: izstrādes izmaksas ÷ 3 ÷ stundas izmaksas
Izdaliet izstrādes izmaksas ar trīs, lai iegūtu vajadzīgo ietaupījumu mēnesī, tad ar stundas izmaksām, lai iegūtu stundas. Tas ir minimālais stundu skaits mēnesī, kas automatizācijai jāietaupa.
Izstrādes izmaksas tālāk pieņem 20–60 stundas pa 60 € stundā, kā rakstā Cik maksā programmatūras izstrāde? Neliela ikmēneša uzturēšanas maksa vienkāršības labad nav ņemta vērā. Novērstās kļūdas un kavējumi nav ieskaitīti, tāpēc reāli atmaksāšanās parasti ir ātrāka.
Ja zināt savas stundas izmaksas, izmantojiet tās. Grāmatveži un pārdevēji parasti izmaksā vairāk par vidējo, un tas saīsina katru tālāk minēto atmaksāšanās laiku.
1. Piegādātāju rēķinu apstrāde
Rēķini, kas pienāk e-pastā, tiek automātiski nolasīti, salīdzināti ar pasūtījumu, nosūtīti apstiprināšanai īstajam cilvēkam un iegrāmatoti. Neparasti rēķini nonāk pārbaudes rindā. Tipiskā izstrāde: 2 400–3 600 €, vairāk, ja rēķiniem ir daudz dažādu formātu.
Atmaksājas mazāk nekā trīs mēnešos pie aptuveni 370 līdz 550 rēķiniem mēnesī, ja šodien katrs ar roku aizņem astoņas minūtes. Pie mazāka apjoma tā arī atmaksājas, tikai lēnāk. Strukturēti e-rēķini starp Latvijas uzņēmumiem no 2028. gada būs obligāti, tāpēc šī plūsma tik un tā būs jāmaina; izstrādājot to tagad, to izstrādājat vienreiz.
2. Pasūtījumu sinhronizācija
Pasūtījumi no e-veikala, e-pasta vai klientu portāla tiek izveidoti ERP vai grāmatvedības programmā bez pārrakstīšanas, pa ceļam pārbaudot krājumus un cenas. Tipiskā izstrāde: 1 800–3 000 €.
Atmaksājas mazāk nekā trīs mēnešos pie aptuveni 370 līdz 610 pasūtījumiem mēnesī, ja katrs aizņem sešas minūtes. Uzņēmumos, kas pārdod preces, tas bieži ir lielākais manuālo stundu bloks, un tajā ievades kļūdas ir visdārgākās: nepareizs daudzums nozīmē otru piegādi.
3. Pieteikumu sadale un tūlītēja atbilde
Pieprasījumi no mājaslapas, e-pasta un reklāmām nonāk CRM ar atbildīgo, klients uzreiz saņem atbildi, un, ja stundas laikā neviens neatzvana, tiek nosūtīts atgādinājums. Tipiskā izstrāde: 1 200–1 800 €.
Tikai no laika tai vajag aptuveni 300 līdz 440 pieprasījumu mēnesī pa piecām minūtēm katrs, un daudziem maziem uzņēmumiem tik daudz nav. Parasti tā atmaksājas ar ātrumu. Harvard Business Review publicētā pētījumā uzņēmumi, kas mēģināja sazināties ar potenciālo klientu stundas laikā, gandrīz septiņas reizes biežāk noveda sarunu līdz kvalificētam pieteikumam nekā tie, kas mēģināja kaut vai stundu vēlāk. Bieži pietiek ar vienu papildus noslēgtu darījumu ceturksnī.
4. Krājumu brīdinājumi
Katru rītu krājumu atlikumi tiek salīdzināti ar minimumiem un atvērtajiem pasūtījumiem, un iepircējs saņem īsu sarakstu, ko pasūtīt. Tipiskā izstrāde: 1 200–1 800 €.
Atmaksājas mazāk nekā trīs mēnešos, ja aizstāj aptuveni 70 līdz 105 minūtes ikdienas krājumu pārbaudes. Tāpat kā pieteikumu sadalei, lielākā vērtība parasti ir citur: viens novērsts svarīgas preces iztrūkums vai viena mazāk steidzama piegāde var būt vērtīgāka par mēneša pārbaudēm.
5. Piektdienas atskaite
Skaitļi, ko kāds katru nedēļu vāc no CRM, grāmatvedības un dažām izklājlapām, tiek savākti automātiski un nosūtīti vienā e-pastā vai parādīti tiešsaistes vadības panelī. Tipiskā izstrāde: 1 800–2 400 € plānotai atskaitei no diviem vai trim avotiem.
Atmaksājas mazāk nekā trīs mēnešos, ja atskaite visiem iesaistītajiem kopā aizņem aptuveni 8,5 līdz 11 stundas nedēļā. Tas izklausās daudz, līdz saskaitāt cilvēkus, kas savus skaitļus sūta tam, kurš atskaiti veido.
Visas piecas blakus
Ilustratīvi. Stundas mēnesī, kas vajadzīgas atmaksāšanās laikam zem trim mēnešiem pie 16,29 € stundā. Ja apjoms ir uz pusi mazāks, atmaksāšanās laiks dubultojas līdz aptuveni sešiem mēnešiem, un tas joprojām ir labs ieguldījums.
Lai redzētu, cik kāda no tām ir vērta jums, vispirms saskaitiet stundas. Rakstā Cik vērta ir viena atbrīvota stunda ir skaidrots, kad tās vērtēt pēc darbinieku izmaksām un kad augstāk.
Pirms izstrādājat kādu no tām
Ir saskaitīts, cik reižu mēnesī uzdevums notiek un cik ilgi tas aizņem.
Rezultāts ir reizināts ar jūsu pašu stundas izmaksām, nevis minējumu.
Noteikumi ir pietiekami skaidri, lai tos pierakstītu, un izņēmumiem ir pārbaudes rinda.
Kļūdas gadījumā cilvēks saņem brīdinājumu, nevis kļūda paliek nepamanīta.
Ir zināms, kurš atbild par automatizāciju pēc tās ieviešanas.
Ir noteikts datums, kad pēc pirmā mēneša izmērīt ietaupītās stundas.
