Īsā atbilde
Vispirms automatizējiet darbu, kas notiek bieži, kam ir skaidri noteikumi un kas sastāv no datu kopēšanas no vienas sistēmas uz otru. Lielākajā daļā uzņēmumu ar 10 līdz 100 darbiniekiem tas ir viens no pieciem procesiem: jaunu pieprasījumu nonākšana CRM, pasūtījumu ievade grāmatvedībā, piegādātāju rēķinu apstrāde, iknedēļas atskaites sagatavošana un atgādinājumi par piedāvājumiem un maksājumiem. Izvēlieties to, aiz kura ir visvairāk stundu, nevis iespaidīgāko.
Tālāk ir metode, kā šo procesu savā uzņēmumā atrast vienā pēcpusdienā, ar skaitļiem lēmuma pamatošanai, un vienkāršs rīku salīdzinājums.
Uzskaitiet darbu, kas atkārtojas
Uzdodiet katrai komandai vienu jautājumu: ko jūs darāt katru dienu vai katru nedēļu, kas izskatās pēc kopēšanas? Tipiskas atbildes: pasūtījumu pārrakstīšana no e-pasta grāmatvedības programmā, viena un tā paša klienta datu atjaunināšana divās sistēmās, skaitļu eksportēšana izklājlapā atskaitei, viena un tā paša atgādinājuma e-pasta sūtīšana.
Atradīsiet vairāk, nekā gaidāt. Smartsheet aptaujā vairāk nekā 40 % darbinieku teica, ka vismaz ceturto daļu nedēļas pavada ar manuāliem, atkārtotiem uzdevumiem, un visvairāk laika aizņem e-pasts, datu vākšana un datu ievade. Tā ir piegādātāja aptauja, taču tā sakrīt ar to, ko redzam, kartējot procesus.
Novērtējiet katru uzdevumu eiro
Katram uzdevumam pierakstiet četrus skaitļus. Tad sareiziniet.
Stundas izmaksas: vidējā bruto darba samaksa 2026. gada 2. ceturksnī (1 886 €, Centrālā statistikas pārvalde) plus 23,59 % darba devēja VSAOI, pārrēķinot uz stundu. Izmantojiet savas komandas algas; kļūdas un kavējumi nāk klāt.
Pēc tam pievienojiet divus jautājumus ar atbildi jā vai nē: vai kļūda šeit maksā naudu (nepareizs rēķins, pazaudēts pasūtījums)? Vai noteikumi ir pietiekami skaidri, lai tos pierakstītu? Uzdevumi ar daudzām stundām, dārgām kļūdām un skaidriem noteikumiem nonāk saraksta augšgalā. Rakstā Cik patiesībā maksā manuālais darbs ir pilns aprēķins, un ietaupījuma kalkulators to izdara jūsu vietā.
Pieci procesi, kas parasti uzvar
Pieteikumu pieņemšana. Pieprasījumi no mājaslapas, e-pasta un telefona nonāk tieši CRM ar atbildīgo un tūlītēju atbildi, nevis gaida iesūtnē. Skatiet pieteikumi pazūd.
Pasūtījumu ievade. Pasūtījumi no e-pasta vai e-veikala tiek izveidoti ERP vai grāmatvedības programmā bez pārrakstīšanas. Uzņēmumos, kas pārdod preces, tas bieži ir lielākais manuālo stundu bloks.
Piegādātāju rēķini un apstiprināšana. Rēķini tiek nolasīti, salīdzināti ar pasūtījumu un nosūtīti apstiprināšanai. Ardent Partners ziņo, ka labākās kreditoru nodaļas apstrādā rēķinus par 82 % ātrāk un par 78 % lētāk nekā citas. Tā kā strukturēti e-rēķini starp Latvijas uzņēmumiem no 2028. gada būs obligāti, šī plūsma tik un tā mainīsies.
Iknedēļas atskaite. Skaitļi no CRM, grāmatvedības un izklājlapām nonāk vienā tiešsaistes vadības panelī, nevis tiek salikti no jauna katru piektdienu.
Atgādinājumi par piedāvājumiem un maksājumiem. Uzdevums vai e-pasts tiek nosūtīts, ja uz piedāvājumu piecas dienas nav atbildes vai rēķins ir kavēts.
Vienkāršojiet, pirms automatizējat
Automatizējot sliktu procesu, kļūdas notiek ātrāk. Pirms kaut ko izstrādājat, pajautājiet, vai katrs solis vispār ir vajadzīgs. Atskaite, ko neviens nelasa, jāizdzēš, nevis jāautomatizē. Apstiprinājums, kas vienmēr tiek dots, var kļūt par paziņojumu.
Šeit atmaksājas īsa procesa karte: soļi, kas likās nepieciešami, izrādās esam tikai tāpēc, ka divas sistēmas savā starpā nesazinās.
Zapier, Make, n8n vai individuāla integrācija?
Bezkoda rīki ir pareizs sākums vienkāršām plūsmām ar nelielu apjomu. Tie galvenokārt atšķiras ar to, kā tie rēķina.
Cenas no piegādātāju cenu lapām, maksājot par gadu, pārbaudītas 2026. gada 1. novembrī.
Individuāla integrācija uzvar, ja ir spēkā viens no četriem: apjoms ir liels un maksa par katru soli kļūst dārga, datiem jāsinhronizējas abos virzienos, kļūdas jānotver un jāatkārto, nevis klusi jāpazaudē, vai dati jāglabā pie jūsu izvēlēta ES pakalpojumu sniedzēja. Tas ir arī vienīgais variants, ja kādai no sistēmām nav gatava savienotāja, kas ar vietējām grāmatvedības programmām ir bieži.
Mūsu automatizācijas un integrācijas parasti darbojas divu līdz četru nedēļu laikā, ar kļūdu brīdinājumiem jūsu tērzēšanas kanālā.
Sāciet ar vienu, izmēriet, tad nākamo
Automatizējiet pirmo uzdevumu, mēnesi mēriet ietaupītās stundas un tikai tad sāciet nākamo. Pirmā automatizācija samaksā par otro, un komanda redz, ka tā darbojas, pirms prasāt mainīt vēl kaut ko.
Kontrolsaraksts: pirmās automatizācijas izvēle
Katra komanda ir nosaukusi darbu, kas izskatās pēc kopēšanas.
Katram uzdevumam ir reižu skaits mēnesī, minūtes katru reizi un izmaksas gadā.
Pirmajam uzdevumam ir skaidri noteikumi un dārgas kļūdas.
Liekie soļi ir izņemti, pirms kaut kas automatizēts.
Rīka izvēle atbilst apjomam, iesaistītajām sistēmām un tam, kur dati drīkst glabāties.
Ir datums, kad izmērīt rezultātu, pirms sākt nākamo automatizāciju.
