Īsā atbilde
Lai kartētu biznesa procesu, izvēlieties vienu procesu ar skaidru sākumu un beigām, sapulciniet vienā telpā cilvēkus, kas šo darbu dara, uzzīmējiet katru soli tā, kā tas patiesībā notiek šodien (esošais process jeb as-is), pierakstiet sistēmu un laiku aiz katra soļa, atzīmējiet, kur darbs gaida, tiek pārtaisīts vai kopēts ar roku, un tad uzzīmējiet uzlaboto versiju (vēlamais process jeb to-be). Vienam procesam mazā uzņēmumā tas aizņem divas līdz četras stundas.
Jums nevajag īpašu programmatūru vai BPMN apmācību. Vajag tāfeli vai kopīgu tiešsaistes audeklu, īstos cilvēkus un godīgas atbildes. Lūk, metode, ko izmantojam, soli pa solim.
Izvēlieties vienu procesu ar skaidru sākumu un beigām
Nosauciet procesu pēc tā, kas ieiet un kas iznāk: „no pieprasījuma līdz parakstītam līgumam”, „no klienta pasūtījuma līdz apmaksātam rēķinam”, „no jauna darbinieka līdz pirmajai darba dienai”. Procesu ar skaidru sākumu un beigām var kartēt vienā sesijā. „Pārdošanu” vai „darbību” nevar.
Sāciet ar procesu, kas cilvēkus kaitina visvairāk, vai ar to, kurā ir visvairāk manuālu stundu. Ja nezināt, rakstā Ko mazam uzņēmumam automatizēt vispirms? ir ātrs veids, kā tos sakārtot.
Aiciniet cilvēkus, kas šo darbu dara
Aiciniet vienu cilvēku no katras lomas, caur kuru process iet, un jautājiet, kā tas notiek patiesībā, nevis kā rakstīts instrukcijā. Īstajā procesā ir apvedceļi: izklājlapa, ko saprot tikai viens cilvēks, pasūtījums, ko pārbauda divreiz, jo reiz tas nogāja greizi, e-pasts, ko sūta, lai atgādinātu kolēģim.
Vadītāji ir gaidīti, bet lai viņi galvenokārt klausās. Cilvēks, kas ievada pasūtījumus, zina, kur aiziet stundas.
Uzzīmējiet esošo procesu
Uzzīmējiet vienu horizontālu joslu katrai lomai vai nodaļai (joslu diagramma), tad pievienojiet soļus no kreisās uz labo tādā secībā, kā tie notiek. Izmantojiet trīs formas: taisnstūri darbībai, rombu lēmumam, bultu nodošanai. Gandrīz katram mazam uzņēmumam ar to pietiek.
BPMN (biznesa procesu modelēšanas notācija, ko uztur Object Management Group, pašreizējā versija 2.0.2) noder, ja karti tieši pārvērtīs programmatūrā vai to lasīs analītiķi. Pirmajai kartei vienkārša blokshēma ar joslām ir skaidrāka un ātrāka.
Pie katra soļa pierakstiet sistēmas un datus
Šo soli vairums ceļvežu izlaiž, un tas ir visnoderīgākais. Zem katra taisnstūra pierakstiet, kurš rīks tiek izmantots (e-pasts, Excel, CRM, grāmatvedības programma) un kāda informācija tiek ievadīta vai nolasīta. Visur, kur tā pati informācija tiek ievadīta otrā sistēmā, uzvelciet sarkanu atzīmi.
Šīs sarkanās atzīmes ir vietas, kur atmaksājas automatizācija un integrācija. Uzņēmumos, kuru procesus kartējam, liela daļa manuālo soļu izrādās kopēšana starp sistēmām.
Pievienojiet stundas
Katram solim pajautājiet, cik ilgi tas aizņem un cik bieži notiek. Sareiziniet, lai iegūtu stundas mēnesī, tad ar darba devēja stundas izmaksām, lai iegūtu eiro. Process pārstāj būt viedoklis un kļūst par skaitli.
Rakstā Cik patiesībā maksā manuālais darbs ir skaidrotas stundas izmaksas un slēptās kļūdu un kavējumu izmaksas.
Atrodiet vājās vietas
Izejiet cauri kartei un atzīmējiet četru veidu problēmas. Gaidīšana: darbs stāv iesūtnē vai rindā. Pārstrāde: kaut ko pārbauda, labo vai dara divreiz. Kopēšana: dati tiek pārrakstīti starp sistēmām. Viens kritiskais cilvēks: tikai viens cilvēks zina, kā izdarīt kādu soli.
Arī informācijas meklēšana ir vājā vieta. Microsoft Work Trend Index pētījumā 62 % darbinieku teica, ka darba dienā pārāk daudz laika pavada, meklējot informāciju. Kartē tā parādās kā bulta ar uzrakstu „pajautāt kolēģim”.
Pievērsiet uzmanību izklājlapām. Dartmutas pētnieku 50 darba izklājlapu pārbaudē kļūdas tika atrastas aptuveni 1–2 % formulu šūnu. Process, ko tur kopā izklājlapa, ir trausls pat tad, kad tas darbojas.
Uzzīmējiet vēlamo procesu un pārvērtiet to plānā
Tagad uzzīmējiet procesu tādu, kādam tam vajadzētu būt: soļi izņemti, lēmumi vienkāršoti, dati ievadīti vienreiz un nodoti tālāk automātiski. Tad uzskaitiet atšķirības starp abām kartēm. Katra atšķirība ir viens darba uzdevums: izņemt soli, mainīt noteikumu, automatizēt nodošanu vai izstrādāt nelielu rīku.
Sakārtojiet šo sarakstu pēc ietaupītajām stundām, un jums ir plāns. Pirmais uzdevums ir tas, ko izstrādāt vai automatizēt vispirms.
Procesu kartēšanas kontrolsaraksts
Procesam ir skaidrs sākums un beigas, pierakstīts kā „no … līdz …”.
Telpā bija pārstāvēta katra procesa loma.
Esošā procesa karte rāda, kas notiek patiesībā, ieskaitot apvedceļus.
Pie katra soļa ir izmantotais rīks un ievadītie dati.
Katram solim ir minūtes, biežums un stundas mēnesī.
Atzīmēta gaidīšana, pārstrāde, kopēšana un kritiskie cilvēki.
Vēlamā procesa karte ir uzzīmēta, un atšķirības ir sakārtots darbu saraksts.
