Īsā atbilde
Viena procesa kartēšana aizņem aptuveni trīsarpus stundas: 20 minūtes, lai vienotos, kur tas sākas un beidzas, stundu, lai izietu tam cauri tā, kā tas notiek patiesībā, 40 minūtes sistēmām un minūtēm, pusstundu izšķērdēšanas atzīmēšanai, 40 minūtes labākās versijas zīmēšanai un 20 minūtes, lai atšķirības pārvērstu sakārtotā sarakstā. Tālāk ir šī pēcpusdiena soli pa solim vienam uzņēmumam.
Uzņēmums ir ilustratīvs, bet tipisks: apkures un ventilācijas uzstādītājs ar 25 darbiniekiem, kas mēnesī saņem aptuveni 120 pieprasījumu. Process ir „no pieprasījuma līdz parakstītam piedāvājumam”. Vispārīgo metodi skatiet rakstā Kā kartēt biznesa procesu vienā pēcpusdienā. Šis raksts parāda, kā tas izskatās praksē.
13:00. Vienojieties par sākumu, beigām un dalībniekiem
Sākums: potenciālais klients jautā cenu. Beigas: klients paraksta piedāvājumu vai atsakās. Viss starp tiem ir kartē; pati uzstādīšana nav.
Telpā: biroja vadītājs, kas pieņem pieprasījumus, viens tāmētājs, kas apmeklē objektus un raksta piedāvājumus, pārdošanas vadītājs, kas apstiprina lielos piedāvājumus, un īpašnieks, kas galvenokārt klausās. Četri cilvēki, viena tāfele, telefoni ar ekrānu uz leju.
13:20. Izejiet cauri esošajam procesam
Paņemiet īstu pagājušās nedēļas pieprasījumu un sekojiet tam. Pieprasījumi pienāk trīs ceļos: mājaslapas formā, e-pastā un pa telefonu. Biroja vadītājs katru ieraksta kopīgā izklājlapā, atzvana klientam, lai vienotos par objekta apskati, un nosūta e-pastu tāmētājam. Tāmētājs apmeklē objektu, piezīmes raksta uz papīra, tad sagatavo piedāvājumu Word dokumentā, kopējot cenas no Excel cenrāža. Piedāvājumus virs 5 000 € apstiprināšanai nosūta pārdošanas vadītājam pa e-pastu. PDF aiziet klientam, un kāds atgādina, ja atceras.
Uz tāfeles tie ir 14 soļi trīs joslās. Seši no tiem ir informācijas kopēšana no vienas vietas uz citu. Neviens telpā iepriekš nebija redzējis visus 14 kopā, un tas ir normāli.
14:20. Pievienojiet sistēmas un minūtes
Zem katra soļa pierakstiet rīku, kurā tas notiek, un cik ilgi tas aizņem. Jautājiet cilvēkam, kas to dara, un jautājiet par parastu gadījumu, nevis labāko.
Ilustratīvs piemērs. Objekta apskates laiks nav iekļauts, jo uzlabotajā procesā tas nemainās.
Ar darba devēja izmaksām aptuveni 16,29 € stundā (Latvijas vidējais rādītājs 2026. gadā, skatiet Cik patiesībā maksā manuālais darbs) 140 stundas ir aptuveni 2 280 € mēnesī. Tāmētāji parasti izmaksā vairāk par vidējo, tāpēc šis ir minimums.
15:00. Atzīmējiet gaidīšanu, pārstrādi un kopēšanu
Izejiet cauri kartei ar četriem krāsainiem marķieriem. Gaidīšana: apstiprināšanas e-pasti stāv vienu līdz trīs dienas, un klients piedāvājumu vidēji gaida sešas darba dienas. Pārstrāde: aptuveni katrs desmitais piedāvājums tiek labots, jo cena Excel cenrādī bija novecojusi. Kopēšana: pieprasījuma dati tiek ierakstīti izklājlapā, e-pastā tāmētājam un piedāvājumā. Viens kritiskais cilvēks: apstiprināt var tikai pārdošanas vadītājs, un, kad pārdošanas vadītājs ir atvaļinājumā, piedāvājumi apstājas.
Sarkanās atzīmes padara vienu lietu acīmredzamu: 45 minūtes piedāvājuma rakstīšanas lielākoties ir cenu un klienta datu kopēšana, nevis domāšana par darbu.
15:30. Uzzīmējiet vēlamo procesu
Tagad uzzīmējiet, kā tam vajadzētu notikt. Pieprasījumi no formas un e-pasta nonāk tieši CRM ar atbildīgo. Klients pats izvēlas objekta apskates laiku pēc rezervācijas saites. Tāmētājs piedāvājumu veido no veidnes, kas ņem aktuālo cenrādi un klienta datus no CRM. Piedāvājumiem virs 5 000 € ir apstiprināšana ar vienu klikšķi un aizvietotājs, kad pārdošanas vadītājs nav uz vietas. Atgādinājums automātiski aiziet trešajā un septītajā dienā.
16:10. Pārvērtiet atšķirības sakārtotā sarakstā
Katra atšķirība starp abām kartēm ir viens darba uzdevums. Pierakstiet blakus stundas un sakārtojiet.
Ilustratīvi. Stundas × 16,29 € vidējās darba devēja izmaksas stundā Latvijā. Ātrāki piedāvājumi un neaizmirsti atgādinājumi parasti nes arī vairāk pasūtījumu; tas šeit nav ieskaitīts.
Pirmais punkts vien ir vērts vairāk nekā nākamie trīs kopā, tāpēc ar to sākas izstrāde. Rakstā Cik vērta ir viena atbrīvota stunda ir skaidrots, kāpēc šo stundu reālā vērtība bieži ir augstāka par darbinieka izmaksām.
Pirms noslēdzat sesiju
Procesam ir sākums un beigas, pierakstīts kā „no … līdz …”.
Karte seko īstam pagājušās nedēļas gadījumam, nevis ideālajam.
Katram solim ir rīks un minūtes, ko norādījis cilvēks, kas to dara.
Atzīmēta gaidīšana, pārstrāde, kopēšana un kritiskie cilvēki.
Vēlamā procesa karte ir uzzīmēta, un atšķirības ir saraksts ar stundām.
Sarakstam ir atbildīgais, un ir noteikts datums pirmā punkta sākšanai.
