Katrs pasūtījums ienāca divreiz.
Pasūtījumi ienāca e-pastā kā PDF faili. Kāds atvēra katru no tiem, pārrakstīja to ERP un pēc tam vēlreiz grāmatvedības programmā. Labā dienā tas aizņēma stundu. Noslogotā pirmdienā – visu rītu.
Komanda bija izmēģinājusi divus gatavus rīkus. Abi atrisināja pusi problēmas un pievienoja vēl trešo vietu, kur visu pārbaudīt. Viņiem nevajadzēja vēl vienu rīku. Viņiem vajadzēja to daļu, kas savieno jau esošos.
Process, ko neviens nebija uzzīmējis.
Sākām ar vienu sesiju un vienu tāfeli. Četri cilvēki mums izstāstīja pasūtījuma ceļu no pirmā e-pasta līdz apmaksātam rēķinam. Neviens iepriekš nebija redzējis visu procesu no sākuma līdz beigām.
Kartē bija 23 soļi. Vienpadsmit no tiem bija datu kopēšana no viena ekrāna citā.
Kur aizgāja stundas.
Nedēļu mērījām, cik laika aizņem katrs manuālais solis. Trīs no tiem aizņēma gandrīz visu laiku.
Mērīts vienu nedēļu, reizināts ar 4,3. Ilustratīvi.
„Domājām, ka problēma ir ERP sistēmā. Patiesībā tā bija vienpadsmit soļos ap to.”Operāciju vadītājs
Savienojošā slāņa izstrāde.
ERP un grāmatvedības programmu atstājām. Izstrādājām vienu nelielu sistēmu, kas nolasa katru pasūtījuma e-pastu, pārbauda to pret krājumiem un cenām un ieraksta abās sistēmās. Viss neparastais nonāk pārbaudes rindā, nevis tiek minēts.
Izstrāde aizņēma sešas nedēļas: divas pasūtījumu saņemšanai, divas grāmatvedības sinhronizācijai un divas klientu portālam un testēšanai ar īstiem pasūtījumiem.
Pirmā pirmdiena bez pārrakstīšanas.
Divas nedēļas jaunā sistēma strādāja paralēli vecajam procesam. Kad abi deva vienādus skaitļus, komanda pārgāja uz jauno. Pirmajā mēnesī pārbaudes rinda notvēra deviņus pasūtījumus, galvenokārt ar jauniem produktu kodiem.
78 atgūtas stundas mēnesī.
Stundas nepazuda. Cilvēks, kurš ievadīja pasūtījumus, tagad zvana klientiem, kuri nav pasūtījuši atkārtoti 60 dienu laikā. To ir grūtāk izmērīt, tāpēc tas nav iekļauts skaitļos augstāk.
Ilustratīvs piemērs. Darbinieku izmaksas pēc pašas komandas aplēses.
Kartējiet savu pasūtījumu procesu.
Viena sesija, viens process, karte, kas paliek jums. Parādām, kur paiet manuālās stundas un cik izmaksātu tās novērst.